۲-۱۰ مباحث انسانی در پیاده سازی پروژه ERP
اغلب افراد دلیل ناکامی در پیاده سازی پروژه های ERP را چالشهای مربوط به فناوری اطلاعات و ظهور مباحث جدید در این حوزه در داخل سازمان از قبیل پایگاه های داده به اشتراک گذاشته شده ، معماری مبتنی بر مشتری / خدمت ، فناوری اینترنت و …. می دانند ولی تحقیقات به عمل آمده در این مورد حاکی از این نکته است که عامل اصلی این ناکامی ها مسائل مربوط به نیروی انسانی در سازمان ها می باشد .
در تحقیقی که به وسیله دلتی و پچ انجام شده این موضوع به روشنی اثبات شده است که دلیل اصلی و اولیه ناکامی این پروژه ها مباحث غیر تکنولوژیکی بوده است. در این تحقیق یکی از سوالاتی که از سازمان ها پرسیده شده این است که موانع کلیدی دستیابی به موفقیت در اجرای پروژه های ERP چه عواملی هستند ؟
از این عوامل ده عامل اصلی و اولیه مهمتر از سایر عوامل شناخته شده است. نکته مهم اینجاست که فقط ششمین عامل مربوط به بحث فناوری اطلاعات می باشد و سایر عوامل مربوط به مباحث انسانی و مدیریت تغییر در سازمان می باشند .
مقاومت در برابر تغییر۸۲ %
۲- . مهارت های ناکافی تیم پروژه ۴۴ %
۳-. حمایت و پشتیبانی نا کافی ۷۲ %
۴- حوزه فعالیت نا مشخص ۴۴ %
۵- انتظارات غیر واقعی ۶۵ %
۶- عدم وجود برنامه مشخص مدیریت تغییر ۴۳ %
۷- مدیریت ضعیف پروژه ۵۴ %
۸- عدم وجود یک نگرش فرآیندی به مساله ۴۱ %
۹- جالب توجه نبودن عامل تغییر ۴۶ %
۱۰- عدم وجود انسجام در جنبه فناوری اطلاعات مساله ۳۶ %
با توجه به این عوامل باید گفت مباحث انسانی و مدیریت تغییر تغییر باید قبل از شروع پروژه و همچنین در طول فرایند اجرای پروژه به صورت مستمر مورد توجه قرار گیرد . انتخاب افراد مناسب و شایسته در داخل شرکت از همان ابتدای امر که دارای مهارت های کافی بوده ، تا مرحله مرحله اتمام پروژه به صورت تمام وقت در تیم پروژه فعالیت کنند ، قابلیت انجام فعالیت به صورت بین وظیفه ای و در حوزه های کاری مختلف را داشته باشند ، با انگیزه بالا ، با هوش ، خلاق ، سخت کوش ، علاقه مند به کار تیمی و آشنا به استراتژی ها و زمینه فعالیت سازمان باشند بسیار مهم است. پس از انتخاب این تیم که از افراد داخل سازمان صورت می گیرد نمایندگانی هم از شرکت فروشنده نرم افزار برای شروع فرایند راه اندازی پروژه به خدمت گرفته خواهند شد . مهارت بالای این نمایندگان و مشارکت و تطابق آنها با اعضای تیم پروژه انتخابی از داخل سازمان به به روند موفقیت پروژه کمک خواهد کرد . یکی از نقش های بسیار کلیدی و مهم در این فرایند نقش مدیریت پروژه است که لازم است از پرسنل غیر از بخش فناوری اطلاعات استفاده شوند و به علاوه فردی با تجربه مورد احترام در داخل سازمان و آشنا به فرآیندهای کسب و کار مرتبط باشد. این فرد وظیفه دارد روند پروژه را در جهت دستیابی به اهداف تعیین شده در زمان و با بودجه مشخص شده هدایت کرده و موانع موجود در راه موفقیت را به کمک تیم راهبردی و سایر مشاوران رفع نماید. این فرد علاوه بر این وظیفه مدیریت سایر اعضای تیم پروژه را نیز بر عهده خواهد داشت. از دیگر نقش های مهم و مورد نیاز می توان به نقش مشاور مدیر پروژه اشاره کرد. این فرد در مواردی که مدیر پروژه تجربه کافی و لازم را در مورد تکنیکها ، ابزارها ، روشها ، بسته نرم افزاری خریداری شده و در حال پیاده سازی ، مدیریت تغییر و سایر مباحث از جمله مباحث مربوط به فناوری اطلاعات را ندارد ، به وی به عنوان مشاور کمک خواهد کرد. هر پروژه نیاز به یک قهرمان پروژه دارد که در پروژه های ERP این نقش توسط پشتیبان اجرایی انجام خواهد شد این فرد معمولا یکی از مدیران سطح بالای سازمان است که مسئولیت بخش های درگیر در حال پیاده سازی پروژه را عهده دار خواهد بود. کمیته راهبری از دیگر اجزای تشکیل دهنده سیستم اجرای پروژه ERP می باشد و شامل مدیران به نمایندگی از همه بخش ها و حوزه های اصلی درگیر با سیستم جدید می باشد. نهایتاً آخرین عضوی که تیم رهبری پروژه را تشکیل می دهد نماینده ای از فروشنده بسته نرم افزاری است که وظیف دارد رضایت خریدار را در مقام مراحل اجرایی به نرم افزار جلب کند و در نهایت شرکت را تشویق به انعقاد قرار داد پشتیبانی نرم افزارها پس از پایان کار پیاده سازی نماید. علاوه بر این وی مسئول اولویت بندی و رفع مشکل نرم افزاری ظاهر شده در روند راه اندازی پروژه خواهد بود. علاوه بر اعضای تیم رهبری پروژه نقش هایی نیز برای پشتیبانی و طراحی مجدد فرایندهای کسب وکار جهت تطبیق با اهداف پروژه و بهره برداری مناسب از مزایای اجرایی آن لازم خواهد بود از این قبیل نقش‌ها می توان به تحلیل گر بسته نرم افزاری ، تحلیل گر فرآیندهای کسب و کار ، کاربران اصلی که وظیفه آموزش و راهنمایی سایر اعضا و کاربران را بر عهده دارند و همین طور نقش تحلیل گر پایگاه اطلاعات و برنامه نویس که وظیفه تولید ابزار مناسب برای تبدیل دهنده ها و رفع مشکلات نرم افزاری را انجام می دهند ، اشاره کرد . به جز این نقش ها که به عنوان نقش های مورد نیاز در سازمان تیم پروژه در بالا به آنها اشاره شده است نیاز به متخصصانی از خارج سازمان جهت پشتیبانی از اجزای پروژه با مهارت های خاص و منحصر به فرد نیز خواهیم داشت این افراد در قالب گروه هایی با عناوین متخصصان بسته نرم افزاری ، متخصصان فنی و متخصصان سازمانی سیستم پروژه را پشتیبانی خواهد کرد. گروه اول از افرادی تشکیل شده است که نسبت به ماجول های نرم افزار به همراه ارتباط آنها با یکدیگر قابلیت های آن ها و امکان ارتباط این نرم افزارها با سایر نرم افزارهای موجود در بازار شناخته کامل دارند. گروه دوم را متخصصان مسایل فنی بکارگرفته شده در نرم افزار از قبیل سیستم عامل خاص و یا پایگاه های داده مورد استفاده تشکیل می دهند این افراد وظیفه ایجاد امنیت برای سیستم جدید ، ایجاد تطابق لازم برای نرم افزار و پایگاه داده ، طراحی بهینه معماری شبکه و … به عهده دارند. نهایتاً متخصصان سازمانی در مورد مباحث مدیریت تغییر و طراحی فرآیندهای سازمانی ، ساختار سازمان ، طراحی مشاغل ، استراتژی های ارتباطی ، تکنیک های آموزشی و برنامه های تشویقی برای توسعه بهتر و بهینه تر سیستم جدید در سازمان مورد استفاده قرار خواهد گرفت .
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
در مطالعه ای که توسط آلبرت سان ، یزدانی و اروند انجام گرفت آنها به این نتیجه رسیدند که فاکتورهای انسانی یا افراد از فاکتورهای دیگر مهم ترند.
ویژگی فاکتور سازمان / مدیریت ، تعهد ، آموزش ، درگیری ، انتخاب تیم پروژه ، آموزش و نقش ها و مسئولیت ها می باشد. ویژگیهای فاکتور فرآیندها در این پژوهش و تنظیم ، مستند سازی ، یکپارچگی و بررسی مجدد فرآیندها بیان گردیده است. در فاکتور تکنولوژی ، سخت افزار ، نرم افزار ، مدیریت سیستم و فرضیه ها و ویژگیهای فاکتور عنوان گردیده است. در فاکتور داده ها ، فایل های مادر ، فایل های تراکنش ، ساختار داده و امانت و نگهداری و در نهایت در فاکتور حیاتی افراد آموزش و پرورش ، توسعه مهارتها و مدیریت دانش به عنوان ویزگیهای فاکتورها بیان گردیده است .
آلبرت سان ، یزدانی و اروند به این نتیجه رسیدند که افراد بالاترین اولویت را در بین فاکتورهای اثربخش بر موفقیت ERP دارد. افراد سازگار با ایده ادراک شده است و فاکتورهای دیگر مثل داده ، فرایند مدیریت و سازمان بستگی به افراد دارد. در این تحقیق اعتقاد بر این است که فاکتورها ی بحرانی باید به ترتیب اولویت بیان گردند :
.افراد
.داده
.فرآیندها
.تکنولوژی
.سازمان / مدیریت
۲-۱۱ فاکتورهای موفقیت ERP در کسب و کارهای کوچک
مالهوترا و تمپونی با مطالعه کسب و کارهای کوچک فاکتورهای بحرانی موفقیت را به این شکل شناسایی کردند :
۱-۱-ساختار تیم پروژه
۱-۲-استرتژی اجرایی
۱-۳- استراتژی تغییر بانک اطلاعات
۱-۴- تکنیک گذار یا تحول
۱-۵- استراتژی مدیرت ریسک
۱-۶- استراتژی مدیریت تغییر
۲-۱۲ عوامل کلیدی موفقیت ERP از دیدگاه پانورما
گروه مشاوره پانورما طی تحقیق که در سال ۲۰۰۸ میلادی بر روی برخی از شرکت های پیاده کننده سیستم های ERP انجام داد برخی از مهمترین عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی سیستم در این شرکت ها را شناسایی نمود و به شرح ذیل گزارش کرده است :
*در ابتدا بر روی فرآیندهای کسب و کار و نیازهای عملیاتی تمرکز کنید :
بسیاری از سازمانها در زمان انتخاب پیاده سازی سیستم ERP به دنبال مسایل و زیر ساخت های فنی استقلال سیستم بوده و دغدغه اصلی آنها معطوف به مسائل فنی است . مهمتر از مسائل فنی در ابتدای پروژه شناسایی دقیق نیازمندی های کسب و کار و هم راستا سازی نرم افزار به عملیات کسب و کار است. زمانی که این نیازمندی ها شناسایی شود سازمان می تواند به نحوی موثرتر نسبت به انتخاب نرم افزاری اقدام نماید که پوشش بیشتری به نیازمندی های کسب و کار آن دارد .
استقرار موفق سیستم در گرو حداقل سفارش سازی است و این امر زمانی محقق می شود که نرم افزار انتخابی بیشترین هماهنگی را با نیازمندی های سازمان داشته باشد .
*سعی کنید تا بازگشت سرمایه حاصل از پیاده سازی سیستم را برآورد کرد تا در زمان پس از پیاده سازی ابزاری برای سنجش عملکرد در دست داشته باشید .
در پروژه های ERP برخی از مدیران به دنبال برآورد نتایج حاصل از پیاده سازی سیستم به نحوی هستند که مدیران ارشد سازمان نسبت به پیاده سازی سیستم متمایل و متقاعد شوند . در پیش بینی و برآورد نتایج پیاده سازی سیستم ERP باید دقیق تر عمل نمود و بر اساس دغدغه ها ی سازمان مجموعه ای از شاخص های عملکردی مشخص در قالب یک نظام سنجش خروجی های سیستم طراحی شوند تا بر اساس آن بتوان دست آوردها و موفقیت های اساسی پیاده سازی سیستم را شناسایی کرده و انحرافات موجود ر نیز تعیین نمود .
*به نظام منسجم مدیریت پروژه و اختصاص منابع کافی به پروژه پایبند باشید :
در پایان فرایند پیاده سازی ، موفقیت یا شکست فرایند پیاده سازی برای سازمان بر جای می ماند . دستیابی به موفقیت زمانی رخ می دهد که یک تیم پروژه قوی با منابع مورد نیاز به کار گمارده شده و بین تمام ذی نفعان سیستم ارتباطات و هماهنگی های سریعی رخ دهد . پروژه ERP در سطح کل سازمان مطرح شده و موفقیت آن در گرو هماهنگی تمام ذی نفعان سیستم است . این امر تنها در سایه یک ساختار قوی مدیرت پروژه محقق می شود .
*تعهد مدیریت ارشد را کسب نمایید :
هر پروژه ای بدون حمایت مدیریت ارشد آن نمیتواند موفق شود. پشتیبانی پروژه تنها از سمت مدیریت فناوری اطلاعات نمی تواند موفقیت پروژه ERP را تضمین نماید. تمام مدیران ارشد اجرایی باید در فرایند پیاده سازی مشارکت نمایند. مالکیت و بهره برداری از سیستم تنها در اختیار واحد فناوری اطلاعات نیست و تمامی بخش های سازمان به طبع نیاز خود از آن بهره مند می باشند. خصوصا با استمرار دیدگاه های فرآیندی ، همکاری و هماهنگی واحدهای مختلف در اجرای موفق فرآیندهای یکپارچه در غالب سیستم ضروری است .
*زمان مناسبی را برای شناسایی نیازمندی ها و برنامه ریزی پروژه اختصاص دهید ک در ابتدای پروژه بهتر است زمان مناسبی برای شناسایی و مستند سازی نیازمندی های سازمان اختصاص یابد. سازمان نباید به سرعت درگیر فرایند پیاده سازی شود. بلکه قبل از پیاده سازی باید به دقت فرآیندهای خود را مستند نماید. آینده کسب و کار را پیش بینی نموده و بر اساس وضعیت جاری و آتی کسب و کار، نیازمندی های خود را به تیم پروژه منتقل نماید. هر مقدار که در این بخش زمان مناسب تری صرفمی شود در آینده زمان کمتری برای رفع مشکلات سیستم مورد نیاز است .
*بر داده ها تمرکز کنید :
علت پیاده سازی سیستم در بسیاری از سازمان ها ، رفع مشکلاتی است که در مدیریت داده ها با آن ها روبه رو هستند. داده های تکراری ، ناصحیح متناقص و غیر قابل اطمینان مشکلی است که سازمان ها را درگیر نموده است. سیستم ERP زمانی می تواند مشکلات را حل نماید که داده های ورودی ، خصوصاً داده های پایه ، سالم و صحیح باشند. بنابراین در زمان شناسایی نیازمندی های سیستم باید ساختار داده های سازمان و نیازمندی های وی در این خصوص نیز به صورت دقیق شناسایی شود .
*نسبت به آموزش مناسب و مدیریت تغییر اهتمام ورزید :
سیستم ERP تغییرات اساسی را برای کارکنان به همراه دارد. اگر کارکنان روش بهره گیری از سیستم را فرا نگیرند ، کارایی آن کاهش خواهد یافت. در این حالت حتی اگر سیستم در بهترین حالت استقرار یابد. بدون آموزش مناسب کاربران نخواهند توانست از آن استفاده نمایند. در استقرار سیستم ERPباید نگاهی دوباره به مقوله های مدیریت منابع انسانی داشت و طراحی شغل ، ساختار ، شیوه‌های انگیزشی و آموزش را متحول نمود .
